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江苏南通崇川:利用电子文件安全管理系统实现非涉密公文无纸化传阅

2016/10/12 21:49:00 来源: 评论(0)7 举报

江苏电子文件公文无纸化

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  江苏省南通市崇川区检察院公诉科干警小金一上班,便打开该院的电子文件安全管理系统,查看是否有文件需要阅看。打开系统,右下角弹出有新文件的通知,点开一看,一份落实规范司法行为制度情况的文件便映入眼帘,阅读完毕,整个过程不到五分钟。同一时间,该院相关领导及干警也收到了阅看通知。

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  “按照传统的文件传阅方式,一份公文传阅从登记到拟办再到领导批示,最后到各部门传阅,流转时间少则一个星期,多则十几天,不但耗时长效率低,而且打印纸质文档也是一种资源浪费。”崇川区检察院办公室负责人说。今年7月,该院利用电子文件安全管理系统率先实现非涉密公文无纸化传阅,在信息化办公上迈出了重要的一步。

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  原来,在使用电子文件安全管理系统过程中,该院办公室负责人发现该系统中还有部分功能未被充分“挖掘”。比如,在系统目录树中的二级目录“组内工作”中,可以创建各类具有不同权限的文件,被授权的人可以打开该文件,没有被授权的人则看不到。她联想到日常的公文传阅,具有特定的小范围传阅的特点,便盘算着把两者结合起来做点文章。她把这个想法向该院领导进行了汇报,领导们一致认为,这是个信息化办公的好点子。很快,这个非涉密文件电子化传阅功能便付诸实践。

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  “其实这个电子化传阅并没有什么高深的技术,就是结合自身工作和信息化的要求,稍微转变了一下思路。”该院办公室负责人介绍,在具体操作上,办公室将需要传阅的公文扫描后转换成PDF文件后,存放在指定文件夹,选定该院任意部门任意干警,授予“只读”“复制”“编辑”“删除”等权限中的一项或者多项,被授权的部门和干警只要打开该系统,即可收到阅看通知。该院检察长对于部分事项,提出具体工作意见的,机要员则将纸质文件传阅批办单,送至分管院领导和相关部门予以落实,办公室则负责督查督办。

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  为保证文件传阅运行的平稳过渡和档案管理的规范化,目前该院在非涉密公文电子传阅的同时,仍会以纸质传阅单形式,交付已电子阅文的院领导和部门负责人签字。“以前是纸质文件一个人一个人看,现在通过系统传阅,被授权人可以同时阅看,提高了效率,节约了资源。利用信息化提升办案、办事效率,这个甜头我们还得继续尝。”该院代理检察长邹建华说。

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